Autorizaciones
Gestiona ante las autoridades pertinentes los distintos permisos necesarios para el normal desarrollo del evento
Programa de Actividades
1. Definir el estimativo de asistencia.
2. Elaborar programa (se debe tener programa de trabajo y difusión)
El programa debe llevar todas las acciones presentes en el evento.
Personal
Coordinar la selección y contratación del personal, la cual diferirá por el tamaño del evento.
Reconocimientos
Efectuar la selección de personas a reconocer, los momentos y la adquisición de soportes para realizar dicho reconocimiento.
Sistema de Registro
1. Diseñar y coordinar sistema eficiente de registro.
2. Atender las variables de registro anticipado, el día del evento y el registro de asistencia.
3. Elaborar soportes para la organización y para los asistentes.
4. Variables de entrega de soportes, cancelación de registros, etc.
Sistema de Adquisiciones y Contrataciones
1. Coordinar en conjunto con los coordinadores de área la contratación y adquisición de los productos y servicios necesarios.
2. Colaborar con finanzas en la contratación de los mismos.
Administración del Sistema de Transporte
1. Coordinar en conjunto con operacciones, la contratación de los medios de transporte de pasajeros y carga.
2. Analizar las cantidades de personas y volúmenes de objetos a transportar, para contratar los medios más eficientes.
Sistema de Alimentación
1. Coordinar el sistema de alimentación integral del evento.
2. Contratación de servicios.
3. Determinación de menús.
4. Supervisar horarios, calidad y cantidad, presentación del personal de servicios, higiene y preparación de mesas, lugares y sillas.
Actividades Especiales
1. Organizar el cóctel de bienvenida, la cena de clausura y actividades especiales que tienen lugar en el evento.
2. Coordinar la selección y contratación de espectáculos, animadores, ambientadores, servicios de fotografía, grabación y filmación.